Yritystulostuksen kokonaiskustannus 2025 - miten lasket TCO oikein

Ingressi: Tulostuksen kustannukset koostuvat monesta pienestä osasta, ja lopullinen hinta voi yllättää. TCO-laskenta (Total Cost of Ownership) auttaa yritystä hahmottamaan todellisen kokonaiskustannuksen ja löytämään säästöt, jotka eivät vaikuta laatuun. Tässä artikkelissa pureudumme siihen, mistä TCO muodostuu, miten sivuhinta lasketaan oikein ja mitä asetuksia muuttamalla kustannuksia saa alas heti.

1 Mitä TCO tarkoittaa

TCO eli kokonaiskustannus sisältää kaikki kulut, jotka syntyvät yrityksen tulostamisesta. Usein ajatellaan, että ainoastaan laite ja kasetti ratkaisevat, mutta todellisuudessa mukana ovat myös paperi, energia, huolto ja työntekijöiden aika. TCO tarjoaa kokonaiskuvan ja auttaa vertailemaan eri vaihtoehtoja keskenään.

Yritykselle tämä tarkoittaa sitä, että pelkkä kasetin hinta ei kerro koko totuutta. Jos laite jumittuu usein tai kasetti kestää vain osan luvatuista sivuista, kustannus kasvaa. Toisaalta pienillä asetusten muutoksilla ja oikein valituilla kaseteilla voidaan säästää jopa kymmeniä prosentteja vuositasolla.

2 TCO-erät - tarkistuslista

1. Laitteet – hankintahinta, leasing-maksut, käyttöikä ja takuu.
2. Kasetit ja sivuhinta – laske aina valmistajan ilmoittaman sivutuoton avulla. Vertaile esimerkiksi HP LaserJet Pro -kasetteja, joissa sivuhinta vaikuttaa merkittävästi kokonaistalouteen.
3. Paperi ja media – paperityypin valinta ja ajuriasetus vaikuttavat kulutukseen ja laatuun.
4. Energia – virransäästötilat ja käyttöprofiili näkyvät sähkölaskussa.
5. Huolto ja seisokit – sopimukset, vasteajat ja varaosien hinnat.
6. Käyttäjien työaika – ohjeistuksen selkeys ja turhien tulosteiden hallinta.

3 Sivuhinnan laskeminen oikein

Sivuhinta kertoo, paljonko yhden tulostetun sivun tuottaminen maksaa. Se on TCO:n ydinluku ja helpoin tapa verrata eri kasetteja tai laitteita. Kaava on yksinkertainen: sivuhinta = kasetin hinta / valmistajan ilmoittama sivutuotto.

Esimerkiksi jos laserkasetti maksaa 120 € ja sen ilmoitettu riitto on 3000 sivua, sivuhinta on 0,04 € eli neljä senttiä. Tätä lukua voi verrata muihin malleihin, mutta aina samassa käyttötapauksessa. Mustavalkoista ja värillistä ei voi verrata suoraan keskenään, sillä peitto vaihtelee.

Canon Pixma -kasettien kohdalla esimerkiksi sivuhinta voi erota selvästi mallien välillä. Näitä eroja kannattaa käyttää neuvotteluissa, kun yritys kilpailuttaa sopimuksia.

4 Asetukset, joilla säästät heti

• Duplex oletukseksi – kaksipuolinen tulostus vähentää paperinkulutusta heti.
• Mustavalkoinen sisäisiin dokumentteihin – väriä tarvitaan vain esityksiin ja markkinointiin.
• Luonnoslaatu – pienempi peitto riittää sisäiseen käyttöön ja säästää väriainetta.
• Turvatulostus PIN-koodilla – turhat tulosteet vähenevät ja tietoturva paranee.
• Oikea paperityyppi ajurissa – estää ylisuuren värinkäytön ja parantaa laatua.

5 TCO-taulukko - täytä omilla luvuilla

Kopioi taulukko ja täytä yrityksesi omilla sopimus- ja mittaustiedoilla. Näin kokonaisuus pysyy läpinäkyvänä.

6 Muste vai laser - valinta profiilin mukaan

• Vähäinen tulostus – mustesuihku riittää, kun määrät ovat pieniä.
• Tasainen toimistokäyttö – laser tarjoaa luotettavan sivuhinnan ja nopeuden.
• Runsas volyymi – lasertulostin, jossa riittoisat kasetit ja duplex oletuksena, on kustannustehokkain.

Jos pohdit kumpi sopii paremmin, katso myös Laser vai muste - kustannusvertailu yrityksille. Tämä auttaa hahmottamaan eron käytännössä.

7 Vastuullisuus ja kierrätys

TCO-laskentaan kannattaa sisällyttää myös vastuullisuusnäkökulma. Kasettien kierrätys vähentää ympäristökuormaa ja voi pienentää kustannuksia, jos valmistaja tarjoaa maksuttoman palautuksen. Samoin paperin vastuullinen hankinta ja energiatehokkuus tuovat säästöjä pitkällä aikavälillä. Asiakkaat arvostavat yhä enemmän yrityksiä, jotka huomioivat kestävän kehityksen myös toimistotöissä.

8 UKK

Kuinka usein TCO kannattaa päivittää?
Vähintään kerran vuodessa tai aina, kun laitekanta tai sopimukset muuttuvat.

Voinko huomioida yhteensopivat kasetit TCO:ssa?
Kyllä, kun sivutuotto ja laatu ovat vertailukelpoisia. Testaa pieni erä ennen laajaa käyttöönottoa.

Miten tulostuspiikit käsitellään?
Mittaa erikseen kampanjakuukaudet ja ota keskiarvo koko kaudesta, jotta vertailu pysyy reiluna.

9 Jatka lukemista

• HP LaserJet Pro -kasetit vertailussa
• Canon Pixma kasetit - miten säästät eniten
• Laser vai muste - kustannusvertailu
• Laserkasetit ja mustekasetit

Kun yrityksesi tuntee tulostuksen kokonaiskustannuksen, on helpompi tehdä järkeviä päätöksiä. TCO-laskenta tuo esiin todelliset kulut ja paljastaa säästöt, joita ei muuten huomaisi. Seuraava askel on helppo: valitse merkki ja käytä hakua. Näin löydät sopivat kasetit nopeasti ja varmistat, että tulostaminen pysyy hallinnassa myös tulevaisuudessa.