Siirry suoraan sisältöön

Toimitusmaksu 4,90 € - Ilmainen toimitus yli 90 € tilauksille!

Tulostimen valinta yritykselle - opas oikean laitteen hankintaan

Tulostimen valinta vaikuttaa yrityksen kustannuksiin, työn tehokkuuteen ja tietoturvaan. Tässä kattavassa oppaassa opit arvioimaan tarpeet, vertailemaan malleja, laskemaan sivuhinnan, huomioimaan vastuullisuuden ja välttämään virheet. Mukana käytännön esimerkit, kustannuslaskelmat, trendit ja laajennettu UKK, joiden avulla teet perustellun päätöksen vuonna 2025.

Tulostimen valinta yritykselle - opas oikean laitteen hankintaan

Ingressi: Vuonna 2025 digitaalinen työ on arkea, mutta tulostaminen ei ole kadonnut. Sopimukset, viranomaisasiakirjat ja raportit vaativat edelleen paperia. Tulostimen rooli on muuttunut osaksi yrityksen IT-ympäristöä: oikea laite pienentää kustannuksia, tehostaa työnkulkuja ja tukee vastuullisuustavoitteita. Huono valinta taas aiheuttaa katkoksia, yllättäviä kuluja ja jopa tietoturvariskejä.

1 Miksi valinta on kriittinen

Tulostin on investointi, jonka vaikutukset näkyvät vuosien ajan. Halpa laite voi houkutella, mutta jos sen sivuhinta on korkea, kokonaiskulut nousevat nopeasti. Liian kallis malli taas sitoo turhia resursseja. Lisäksi yritystulostimessa on huomioitava tietoturva: laitteeseen voi jäädä kopioita luottamuksellisista asiakirjoista, ellei asetuksia ja prosesseja ole määritetty oikein. Oikein valittu tulostin tukee työnkulkuja, vähentää manuaalista työtä ja tuo ennakoitavuutta budjettiin. Katso laskentaperiaatteet artikkelista Yritystulostuksen kokonaiskustannus 2025.

2 Tarpeiden kartoitus

Ennen mallien vertailua kirkasta todelliset tarpeet. Vähintään nämä kysymykset:

  • Kuinka monta sivua kuukaudessa tulostetaan – satoja vai kymmeniä tuhansia?
  • Tarvitaanko väriä vai riittääkö mustavalko?
  • Kuinka monen käyttäjän tulee päästä laitteelle ja mihin kellonaikoihin?
  • Tarvitaanko skannausta, kopiointia tai faksia – eli monitoimiominaisuuksia?
  • Onko hybridityö arkea ja tarvitaanko pilvitulostusta tai mobiilitukea?
  • Onko kaksipuolinen tulostus (duplex) pakollinen ja pitäisikö sen olla oletus?

Jos käyttö on satunnaista, kevyt mustesuihku riittää – esim. Canon Pixma -perheen laitteet. Jos volyymit ovat tuhansia tai kymmeniä tuhansia sivuja kuussa, tarvitset toimistolaserin kuten HP LaserJet Pro.

3 Budjetti ja sivuhinta

Hankintahinta on vain jäävuoren huippu. Todellinen mittari on sivuhinta (kasetin hinta ÷ sivutuotto), joka kertoo paljonko yksi sivu maksaa. Pienikin ero sivuhinnassa kertautuu sadoiksi tai tuhansiksi euroiksi vuodessa.

Esimerkki 1 – pieni yritys:
Laite A: hankinta 600 €, kasetti 70 € / 1500 s. → 4,7 snt/sivu.
Laite B: hankinta 900 €, kasetti 120 € / 4000 s. → 3,0 snt/sivu.

Esimerkki 2 – keskisuuri yritys:
Laite C: 1200 €, kasetti 150 € / 5000 s. → 3,0 snt/sivu.
Laite D: 2000 €, kasetti 200 € / 9000 s. → 2,2 snt/sivu.

Kun käyttö on 20 000 sivua vuodessa, erot kasvavat satoihin euroihin. Tutustu myös alkuperäinen vs tarvikekasetti -vertailuun, jossa käydään läpi kustannussäästöjä ilman laadusta tinkimistä.

4 Laser vai muste

Laser: nopea, kestävä ja kustannustehokas suurvolyymeissä, erityisen vahva mustavalkotulosteissa. Haittapuolena värilaserin korkeampi hinta ja usein suurempi koko.
Muste: tarkat värit ja joustavuus, hyvä satunnaiseen käyttöön ja hybridityöhön. Haittapuolena kasettien mahdollinen kuivuminen ja korkeampi sivuhinta suurissa volyymeissä.

Syvenny aiheeseen artikkelissa Laser vai muste - kustannusvertailu yrityksille.

5 Kapasiteetti ja huolto

Laitteen suositeltu kuukausivolyymi on kriittinen. Jos sitä ylitetään jatkuvasti, seurauksena on kulumista, vikoja ja seisokkeja. Suuntaa-antavasti:

  • Pieni laite: 500–2000 s./kk
  • Keskisuuri: 5000–15 000 s./kk
  • Suuri: 20 000+ s./kk

Huollon kustannus on syytä selvittää etukäteen. Esimerkiksi kuvarummun vaihto tai fuserin vaihto voi maksaa satoja euroja. Kysy varaosien hinnat ja huoltosopimusten ehdot ennen hankintaa.

6 Tietoturva ja hallinta

Tulostin on verkkoon kytketty päätelaite. GDPR-ympäristössä se on suoraan tietosuojan ja tietoturvan piirissä. Varmista vähintään nämä:

  • PIN-kooditulostus – asiakirja vapautuu vasta tunnistuksen jälkeen.
  • Käyttäjähallinta – oikeudet, lokitus ja kustannusten kohdistus.
  • Salattu tiedonsiirto – suojaa datan matkalla.
  • Muistin tyhjennys – estää asiakirjakopioiden jäämisen laitteeseen.

7 Vastuullisuus ja ympäristö

Vastuullisuus on osa yrityksen brändiä ja hankintakriteereitä. Kiinnitä huomiota energiankulutukseen, duplex-tulostuksen oletusasetuksiin ja kasettien palautusohjelmiin. Suuremmat riittoisuudet pienentävät jätteen määrää. Lue lisää lajittelusta artikkelista Mihin jätteisiin tulostimen mustekasetti kuuluu.

8 Case-esimerkit

Tilitoimisto

Tulostaa kymmeniä tuhansia mustavalkosivuja. Suositus: nopea toimistolaser kuten HP LaserJet Pro – matala sivuhinta ja korkea käytettävyys.

Asianajotoimisto

Tarvitsee väritarkkuutta ja tietoturvaa. Suositus: Brotherin värilaser – PIN-tulostus ja käyttäjähallinta.

Markkinointitoimisto

Laadukkaat värit esityksiin. Suositus: Canon i-SENSYS – hyvä väritarkkuus ja helppokäyttöisyys.

Pieni hybridityöyritys

Tarvitsee pilvitulostuksen ja mobiilituen. Suositus: Epson WorkForce – monipuoliset integraatiot ja kohtuullinen sivuhinta.

Rakennusyritys

Työmaasuunnitelmien nopeat tulosteet ja iso paperikapasiteetti. Suositus: keskisuuri laser, jossa suuri syöttölokero ja kestävä runko.

Koulutusorganisaatio

Paljon käyttäjiä, vaihtelevat tarpeet. Suositus: suuri monitoimilaser, jossa pääsynhallinta ja kustannusten kohdistus käyttäjittäin.

9 Tulevaisuuden trendit

Tulostus muuttuu, mutta ei katoa. Pilvitulostus integroituu tiiviimmin Microsoft Teamsiin ja Google Workspaceen. Tekoäly ennakoi vikatilanteita ja kasettien loppumista, ja ohjaa huoltoa oikea-aikaisesti. EU-tason vastuullisuusvaatimukset painottavat energiatehokkuutta ja laitteiden kierrätettävyyttä. Paras toimistotulostin 2025 on tekninen ratkaisu ja samalla viesti yrityksen arvoista.

10 Vältettävät virheet

  • Valitaan laite pelkän ostohinnan perusteella – sivuhinta unohdetaan.
  • Alimitoitettu kapasiteetti – syntyy jumeja, kulumista ja seisokkeja.
  • Tietoturva huomioimatta – puuttuvat PIN-tulostus ja salaus.
  • Huollon kustannukset selvittämättä – yllätyksiä kuvarummuissa ja fuserissa.
  • Tuleva kasvu huomioimatta – laite jää pieneksi ennenaikaisesti.

11 UKK - laajennettu

Miten arvioin tulostimen elinkaaren?
Keskimäärin 3–5 vuotta. Suuri volyymi ja puutteellinen huolto lyhentävät käyttöikää.

Miten varmistan kasettien saatavuuden?
Valitse malli, johon on tarjolla useita vaihtoehtoja. Katso Nettimusteen kategoriat: Laserkasetit ja Mustekasetit.

Yksi iso vai useampi pieni tulostin?
Yksi iso on hallinnassa edullinen, mutta useampi pienempi vähentää jonotusta ja lisää käytettävyyttä hajautetuissa tiimeissä.

Kuinka usein sopimus kannattaa kilpailuttaa?
2–3 vuoden välein. Teknologia ja hinnat muuttuvat, säästöpotentiaalia syntyy.

Mitä jos tarpeet muuttuvat kesken sopimuksen?
Leasingin joustavuus riippuu sopimuksesta. Ostossa voit myydä tai vaihtaa laitteen vapaammin. Vertaa myös TCO-vaikutus.

Miten eri valmistajat eroavat huollossa?
HP ja Brother tunnetaan laajasta huoltoverkosta ja hyvästä kulutustarvikevalikoimasta. Canon ja Epson erottuvat väritarkkuudella ja helppokäyttöisyydellä.

Voiko tulostin liittyä suoraan pilvipalveluihin?
Kyllä. Useat mallit tukevat Microsoft Teamsia, Google Drivea ja muita pilvipalveluja, mikä helpottaa hybridityötä.

Miten vastuullisuus näkyy käytännössä?
Energiatehokkuus, duplex oletuksena ja kasettien palautusohjelmat pienentävät jalanjälkeä. Lajitteluun apua: mihin jätteisiin kasetti kuuluu.

Mitkä virheet pk-yritykset tekevät useimmin?
Liian pieni kapasiteetti, tietoturvan ja sivuhinnan unohtaminen, sekä huolto- ja varaosakulujen aliarviointi.

Kannattaako tarvikekasetteja käyttää?
Kyllä, laadukkailla tarvikkeilla voi säästää huomattavasti ilman että laatu kärsii. Tee pieni pilotti ennen laajaa käyttöönottoa.

Miten huomioida GDPR tulostimessa?
Ota käyttöön PIN-tulostus, salattu tiedonsiirto ja laitteen muistin tyhjennys. Laadi sisäinen ohje tulosteiden käsittelystä.

Miten seurata tulostuskuluja?
Hyödynnä laite- tai valmistajakohtaisia raportointityökaluja. Käyttäjäkohtainen seuranta auttaa kohdentamaan kustannukset oikein.

Voiko huollon ulkoistaa?
Kyllä. Huoltosopimus sisältää usein varaosat ja työn, mikä tekee kustannuksista ennakoitavia, erityisesti monitoimilaitteissa.

12 Yhteenveto

Tulostimen valinta yritykselle ei ole vain laitehankinta, vaan osa liiketoiminnan kokonaisuutta. Kun kartoitat tarpeet realistisesti, vertaat sivuhinnat, varmistat kapasiteetin ja tietoturvan sekä huomioit huollon ja vastuullisuuden, löydät laitteen, joka tukee liiketoimintaasi vuosiksi eteenpäin. Hyvä päätös säästää rahaa ja pitää työn sujuvana.

13 Jatka lukemista