Monitoimitulostin vai erilliset laitteet - mitä pk-yrityksen kannattaa hankkia
Ingressi: Tulostus, skannaus ja kopiointi kuuluvat monen pk-yrityksen arkeen, vaikka digitaalinen työ onkin vähentänyt paperin käyttöä. Yksi keskeinen päätös on, hankkiiko yritys monitoimitulostimen vai erilliset laitteet. Valinta vaikuttaa kustannuksiin, työn tehokkuuteen ja tilankäyttöön – ja sillä voi olla pitkäaikaiset seuraukset.
1 Mitä monitoimitulostin tarjoaa?
Monitoimitulostin (MFP) yhdistää tulostuksen, kopioinnin, skannauksen ja usein myös faksin.
- Edut: Säästää tilaa, helppo ottaa käyttöön, huollot keskitetty, monipuoliset ohjelmisto-ominaisuudet.
- Haitat: Jos laite vikaantuu, kaikki toiminnot pysähtyvät, hankintahinta korkeampi kuin yhdellä erillisellä laitteella, ruuhkia voi syntyä.
2 Mitä erilliset laitteet tarjoavat?
Erilliset laitteet tarkoittavat, että tulostin, skanneri ja kopiokone hankitaan erikseen.
- Edut: Vian sattuessa vain yksi toiminto pysähtyy, käyttäjät voivat jakautua eri laitteille, erikoistuneet laitteet voivat tarjota paremman laadun.
- Haitat: Vie enemmän tilaa, useampi huolto, kokonaiskustannukset usein korkeammat.
3 Kustannusvertailu
Vaihtoehto A: Monitoimitulostin
Hankintahinta: 1500 €
Kasetti: 150 € / 5000 s. → 3 snt/sivu
Huoltosopimus: 300 €/vuosi
3 vuoden kokonaiskustannus: 4200 €
Vaihtoehto B: Erilliset laitteet
Tulostin 1000 €, skanneri 400 €, kopiokone 800 € = 2200 €
Kasetti: 120 € / 3000 s. → 4 snt/sivu
Huolto: 600 €/vuosi
3 vuoden kokonaiskustannus: 5600 €
Johtopäätös: monitoimilaite on edullisempi, jos kaikkia toimintoja käytetään aktiivisesti. Erilliset voivat olla järkeviä, jos skannaus ja kopiointi ovat hyvin satunnaisia.
4 Tilankäyttö ja työnkulut
Monitoimilaite säästää toimitilan neliöitä ja keskittää työnkulut yhteen pisteeseen. Tämä voi olla tärkeää erityisesti pienissä toimistoissa. Erilliset laitteet hajauttavat käyttäjiä ja vähentävät jonoja, mutta vievät enemmän tilaa. Esimerkiksi asiakaspalvelupisteessä voi olla pieni tulostin, vaikka toimistossa käytetään yhteistä monitoimilaitetta.
5 Huolto ja riskienhallinta
Monitoimilaitteen etu on hallinnan helppous, mutta riski on keskittäminen: jos laite rikkoutuu, kaikki toiminnot keskeytyvät. Erilliset laitteet hajauttavat riskiä. Huoltosopimus on pk-yritykselle suositeltava ratkaisu, jotta laiteviat eivät lamauta toimintaa.
6 Tietoturva ja vastuullisuus
Uudet monitoimilaitteet tukevat yleensä tietoturvaominaisuuksia, kuten PIN-kooditulostusta ja käyttäjähallintaa. Erilliset laitteet voivat olla heikompia tietoturvan suhteen, jos niitä ei hallita keskitetysti. Yksi laite kuluttaa myös vähemmän energiaa kuin kolme erillistä, mikä tukee yrityksen vastuullisuustavoitteita.
7 Case-esimerkit
- Tilitoimisto: Paljon skannauksia ja tulostuksia → monitoimilaite.
- Rakennusyritys: Työmaalle pieni tulostin, toimistoon monitoimilaite → yhdistelmä.
- Markkinointitoimisto: Laadukas erillisskanneri + värilaser → parempi laatu kuin perusmonitoimilaitteella.
- Pieni konsulttiyritys: Yksi kompakti monitoimilaite säästää tilaa ja kustannuksia.
8 Tulevaisuuden trendit
Vuonna 2025 monitoimilaitteet integroituvat tiiviisti pilvipalveluihin. Asiakirjojen skannaus suoraan Microsoft Teamsiin tai Google Driveen on arkipäivää. Erillislaitteet säilyttävät paikkansa erityistarpeissa, mutta suurin osa pk-yrityksistä hyötyy monitoimilaitteesta.
9 Vältettävät virheet
- Valitaan liian pieni monitoimilaite, joka ei kestä käyttöä.
- Hankitaan erillisiä laitteita ilman selkeää perustetta.
- Tietoturva unohdetaan huomioida.
- Huoltosopimus jätetään tekemättä.
10 Laajennettu UKK
Miten tiedän, kumpi sopii meille paremmin?
Laske 3–5 vuoden kokonaiskustannukset ja arvioi työnkulut. Jos käyttö on monipuolista, monitoimilaite on usein parempi.
Mitä jos laite hajoaa?
Monitoimilaitteessa kaikki toiminnot keskeytyvät. Siksi huoltosopimus ja lainalaitemahdollisuus ovat tärkeitä.
Voiko monitoimilaite säästää energiaa?
Kyllä. Yksi laite kuluttaa vähemmän kuin kolme erillistä. Lisäksi duplex ja virransäästötilat pienentävät kulutusta.
Onko erillinen skanneri tarpeen?
Jos tarvitset erittäin tarkkoja skannauksia graafiseen työhön, erillinen skanneri voi olla perusteltu.
Miten hybridityö vaikuttaa valintaan?
Monitoimilaitteissa on yleensä parhaat pilvi- ja mobiilitulostusominaisuudet. Tämä tukee etätyötä ja liikkuvaa työtä.
Voiko pk-yritys aloittaa erillisillä ja siirtyä monitoimiin?
Kyllä. Tämä on yleinen polku: alkuvaiheessa erilliset voivat riittää, mutta kasvaessa monitoimilaite tuo säästöjä.
Miten vastuullisuus näkyy valinnassa?
Monitoimilaite kuluttaa vähemmän energiaa ja tuottaa vähemmän jätettä kuin useampi erillinen laite.
Kannattaako leasing?
Leasing tarjoaa ennakoitavat kulut ja helpottaa laitteiden päivittämistä. Ostaminen voi olla edullisempi pitkällä aikavälillä, jos käyttö on tasaista.
Kuinka usein ratkaisu kannattaa kilpailuttaa?
Suositus on 2–3 vuoden välein. Tämä varmistaa, että kustannukset pysyvät ajan tasalla ja laitteet vastaavat tarpeisiin.
Mikä on yleisin virhe pk-yrityksissä?
Se, että laite valitaan pelkän hinnan perusteella ilman kokonaiskustannusten ja käytännön tarpeiden arviointia.
11 Yhteenveto
Monitoimitulostin on useimmille pk-yrityksille järkevämpi ratkaisu: se säästää tilaa, vähentää kustannuksia ja tukee vastuullisuutta. Erilliset laitteet voivat olla perusteltuja erikoistapauksissa, mutta kokonaiskuvassa monitoimilaite on tehokkaampi ja helpommin hallittava valinta vuonna 2025.